Notion模板分享-決策工具-選擇比單純努力重要

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「人生是我們所有選擇的總和。」

---法國哲學家阿爾貝·卡繆

零偏見決斷法裡提過,決策程序對於產生好決策至關緊要,
一流能力的人,如果沒有好程序,也很容易做出爛決定,
相反的,能力普普通通的人,透過良好的決策程序,
可以大大提高決策的品質

零偏見決斷法提供了很棒的思路來完善決策程序,
但有一個問題是,如果不是非常熟練常常使用,那每次決策,都要整本書重新看嗎?
即使我有整理好的心智圖,每次決策都要整個看過也頗辛苦,
那不如做一個簡單的輔助工具?

用什麼方式做?

決策輔助工具,這想法其實已經存在很久,但一直沒想到較完善的做法,
結果,決定如何做這個工具,就可以當作工具演示的範例。

之前想過讓CHATGPT做HTML檔案,隨著CHATGPT輔助編寫程式的能力提升,
應該可以達成決策輔助的功能,但有一個問題是,但凡需要用到這工具,
我想決策應該不會太過雞毛蒜皮,所以決策的結果與後續的狀況追蹤很重要。

成功的判斷靠經驗,經驗靠的是失敗的判斷

決策過程中的思路還有取捨,是什麼原因跟考量,讓最後決定如此,
這些資料也相當重要,畢竟如果能夠透過後來的結果,去對照當初決策的考量,
可以更大優化未來的決策品質,提升自己的決策能力。

思考的過程中,免不了會出現一個選項是「還是別做了,或者,再緩緩?」,
我同樣用零偏見決斷法的程序去分析這個選項,並且把它紀錄在模板範例中。

想來想去,列出各種選項評估,最終選擇用Notion製作,
這樣不但擴充性高,分享給別人使用容易,還解決了決策細節紀錄的問題,
甚至我可以再把決策分類,並且跟我其他Notion資料表做串聯。

蠻久以前就考慮過Notion,但一來有些功能當時沒有,版面靈活度有限,
而且當時很多做法理解不深,覺得無法達成所需,
最近想起這件事,與CHATGPT討論後,發現可行性沒問題,也確定了製作方向。
Notion有一大好處是可擴充性,製作好的只是模板,方便快速套用,
但有任何需要影響決策的資料需要添加,都可以隨心所欲地加入。
模板分享連結在此

模板製作思路

基本原則

保持簡單,減少使用公式,避免使用付費才有的自動化功能。
盡量聚焦於選項的評估分析,版面設計上降低干擾,以免消耗決策能量。

初步構想

建立一個資料表,表格頁面屬性欄位有:
1. 需要決策的問題敘述
2. 決策的選項(這邊可能要做頁面內的頁面模板-套入上面的四個決策流程)
 考慮卡片檢視做成,每個選項在不同階段拖拉,然後逐步調整選項內容。
3. 建立日期、最後編輯日期
4. 核取方塊? 後來覺得沒必要
5. 最後決策概述
6. 決策結果追蹤回顧?後續也加入追蹤日期
7. 做個分類欄位,以免未來資料多了,回頭檢視不容易識別

繼續優化

初步構想的資料表可以很快完成,再來需要聚焦決策選項的評估
選擇新增資料庫的範本,讓以後新的決策案都能直接套用,並且按旁邊的…讓他改為預設。

這裡先製作了一個看板檢視的內崁資料庫,讓決策選項可以在不同階段移動,
擴充選項因為是最初步的流程,我直接做了一個「按鈕」,
按下去就會套用範本,新增一個選項到內崁資料庫裡,有個小插曲是,
因為選項可能會有還沒進行評估的狀態,我想要橫向是決策階段,縱向是選項狀態。

怎麼做?一時之間,沒想到方法,剛好看到網路上有人分享這種樣式的Notion看板,
就截圖給CHATGPT,他馬上分析並且產出實作步驟讓我跟著執行。

先測試的作法是透過卡片檢視+公式,呈現需要注意的決策原則還有程序步驟,
公式欄位可以依據特定欄位(決策階段),在卡片下方顯示出決策階段的提醒
比如選項移動到「真實性驗證」 ,那公式欄位就顯示,真實性驗證的注意內容,
但因為提示的內容太多,選項多了反而影響版面(同一階段提示都相同),
最後選擇保持簡潔,用簡單的標題摺疊方式呈現,需要看時再點開。

關於選項評估階段,一開始想得複雜,想要達成比如「真實性驗證」結束,自動跳下一階段,
但這樣就不得不用到付費的自動化功能才「有可能」實現,對於模板使用門檻就大幅提高,
而自己評估完,把選項拉到下一個階段並不困難,可能還有些許的儀式感。

最後

再來是製作決策案範本裡面的範本,這樣新選項評估才不用一直複製格式與內容

選項內的頁面,想過用新的表單功能,但發現自己填表單必須使用預覽(PREVIEW)很麻煩,
點了預覽就看不到自己那個決策選項本來的細節敘述,
所以一切從簡,用最基礎的TABLE表格來做細項評估與紀錄。

用單純的「代辦事項」+「摺疊列表」+「table簡單表格」來處理,
摺疊列表裡的提示,我使用了「同步區塊」,因為對應決策想考量的事情,未來可能會有變動,
這樣就不用一一回頭去修改,只要改動一個就會一起同步。

使用方式

以下就以「用什麼方式製作決策模板?」當說明範例,
首先,點擊資料表下方的「+新頁面」或者右上方的新建,
就會套用範本,新增一筆「新增決策問題」,先把問題敘述改成實際的,然後選擇決策分類。

點進新增的頁面後,內容應該有套用範本生成,此時點擊擴增更多選項按鈕,會生成新選項:

新選項預設會在「真實性驗證-尚未驗證」的狀態,內容應該也已經套用範本,
把敘述改成自己要評估的選項,就可以一一點進去,進行選項評估驗證。

進入選項頁面的評估方式是,由上而下開始依據表格問題填入內容,
填完一個階段,就把待辦的方框核取,決定進入下一個階段,還是淘汰。

模板裡留下了我對這個「用什麼方式製作決策模板?」議題的決策評估,
可以參考看看,最後評估的樣子可能會類似下面這樣,有些選項在過程中被淘汰。

結語

研究決策的過程還涉獵了「決策矩陣」這個工具,一度考慮要整合進這個模板,
幾經思量後還是作罷,原因是,決策矩陣用數字化甚至加上權重,有助於客觀的衡量,
但人與機器和AI不同的一大價值,或者說分別是,人會犯錯,人會憑直覺賭一把,
綜觀歷史上有些重大決策,憑藉的是信念,是價值觀,是一股熱忱,
如果人永遠選擇,帳面數字漂亮,分析數據好,勝率大的,權重分高的,
可能會少犯很多的錯誤,但很多重大演進都不會發生。

所以我自己決定,擴充選項,並且做完三個階段(真實性、抽離情緒、行前預想)評估後,
我會依據我的直覺與信念做最後決策,當然可能會用到決策樹或者決策矩陣這些工具,
但並沒有「非用不可」,畢竟有些決策即使知道很大可能會失敗,只要學到的經驗夠有價值,
錯誤的代價可以接受,那「故意犯錯」也可以是最終決策之一。


最後附上讓CHATGPT做的心智圖,老實說,做的大概都比我的業餘心智圖好了,
當然心智圖的「製作過程」價值很高,可以幫助自己整合一本書或者理論的架構,
但AI心智圖現在做這麼好,讓我重新思考自己閱讀的方式,好像也能依此調整,
在讀一本書之前,先讓CHATGPT做出心智圖給我參考架構跟大綱,
也許會比我閱讀前先瀏覽過目錄,對於整體性的掌握幫助更大。

模板分享連結

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